Datenschutz
Datenschutzinformation für Geschäftskontakte
Stand: 09.09.2026
1. Wer wir sind
ASD Pharma- und Kosmetikgroßhandel GmbH
Ludmillastraße 15, 94315 Straubing, Deutschland
Telefon +49 30 8268081 · info@asdpharma.de
Vertreten durch: Stephan Dräxlmaier
Amtsgericht Straubing, HRB 13598 · USt-IdNr. DE369210556
Für Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung Ihrer Rechte: datenschutz@asdpharma.de
2. Worum es geht
Wir führen eine Datenbank unserer geschäftlichen Kontakte. Darin halten wir fest, mit welchen Unternehmen wir in geschäftlichem Austausch stehen oder stehen möchten, wer dort unsere Ansprechpartner sind und welche Unterlagen und Nachrichten zu diesem Austausch gehören. Wir verarbeiten Ihre Daten ausschließlich in Ihrer beruflichen Rolle, nicht als Privatperson.
3. Welche Daten wir verarbeiten
- Zu Ihrem Unternehmen: Name und Firmierung, Anschrift, Land, Website, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Registerangaben, Geschäftsfeld, Marken und Warengruppen, unsere internen Notizen zum Geschäftsverlauf.
- Zu Ihrer Person: Vor- und Nachname, Funktion im Unternehmen, geschäftliche E-Mail-Adresse, geschäftliche Telefon- und Mobilnummer, gegebenenfalls geschäftlicher Messenger-Kontakt, Ihr berufliches LinkedIn-Profil, Korrespondenzsprache, bevorzugter Kontaktweg.
- Zu unserem Austausch: Datum und Art des Kontakts, Betreff und Inhalt geschäftlicher Nachrichten, Gesprächsnotizen, ausgetauschte Unterlagen wie Anfragen, Preislisten, Angebote, Bestellungen, Verträge, Rechnungen und Logistikpapiere, einschließlich der darin enthaltenen Angaben.
Besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO — etwa Gesundheitsdaten oder Angaben zu politischen, religiösen oder gewerkschaftlichen Überzeugungen — verarbeiten wir hier nicht.
4. Woher die Daten stammen
Wir erhalten die Daten
- von Ihnen selbst, etwa aus Ihrer E-Mail, Ihrer Visitenkarte, einem Gespräch auf einer Messe oder einem Formular,
- aus der Website Ihres Unternehmens,
- aus Ihrem beruflichen Profil bei LinkedIn,
- aus öffentlichen Branchen-, Messe- und Unternehmensverzeichnissen,
- aus öffentlichen Registern, etwa dem Handelsregister,
- aus geschäftlicher Korrespondenz, in der Sie als Ansprechpartner genannt werden,
- gelegentlich aus einer Empfehlung durch einen gemeinsamen Geschäftspartner.
Soweit wir Ihre Daten nicht von Ihnen selbst erhalten haben, informieren wir Sie hiermit nach Art. 14 DSGVO. Es handelt sich in aller Regel um öffentlich zugängliche berufliche Kontaktdaten.
5. Wozu wir die Daten verarbeiten und auf welcher Rechtsgrundlage
| Zweck | Rechtsgrundlage |
|---|---|
| Aufbau und Pflege unserer Geschäftskontakte, Anbahnung und Abwicklung geschäftlicher Beziehungen im Einkauf, Vertrieb und in der Geschäftsentwicklung | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — berechtigtes Interesse an der Pflege und Anbahnung von Geschäftsbeziehungen |
| Durchführung eines Vertrags, wenn Sie selbst Vertragspartei sind, etwa als Einzelunternehmer | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO |
| Kommunikation und Vertragsabwicklung mit Ansprechpartnern eines Unternehmens, das Vertragspartei ist oder werden soll | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO |
| Ordnungsgemäße Aufbewahrung von Handels- und Geschäftsbriefen sowie Buchungsbelegen | Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 257 HGB und § 147 AO |
| Werbliche Ansprache per E-Mail | nur, soweit die Voraussetzungen des § 7 UWG erfüllt sind; im Übrigen nur mit Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO |
| Sicherheit und Nachvollziehbarkeit des Betriebs, Sicherung und Wiederherstellung | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO |
Unser berechtigtes Interesse besteht darin, geschäftliche Kontakte nachvollziehbar zu führen, Ansprechpartner wiederzufinden und Unterlagen dem richtigen Vorgang zuzuordnen. Wir haben dieses Interesse gegen Ihre Interessen abgewogen und dabei berücksichtigt, dass es sich um berufliche Kontaktdaten handelt, dass Sie mit einer Ansprache in Ihrer beruflichen Rolle rechnen müssen und dass wir keine Profile bilden und keine automatisierten Entscheidungen treffen. Die Abwägung stellen wir Ihnen auf Anfrage zur Verfügung.
6. Wer die Daten erhält
Wir geben Ihre Daten nicht zu deren eigenen Zwecken an Dritte weiter. Eingesetzt sind folgende Dienstleister, die für uns und weisungsgebunden nach Art. 28 DSGVO arbeiten:
- Supabase — Betrieb der Datenbank, des Dateispeichers und der Anmeldung.
- Vercel Inc. — Betrieb der Anwendung.
Datenbank, Dateispeicher und Anwendung werden für ASD in Frankfurt am Main betrieben. Im Rahmen von Support, Sicherheitsbetrieb und dem Einsatz von Unterauftragnehmern können personenbezogene Daten auch außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden. Supabase und Vercel sehen hierfür in ihren Auftragsverarbeitungsvereinbarungen insbesondere die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission vor. Nähere Angaben zu den eingesetzten Unterauftragnehmern und Garantien stellen wir auf Anfrage bereit.
Darüber hinaus geben wir Daten weiter, wenn wir dazu gesetzlich verpflichtet sind, etwa gegenüber Finanzbehörden.
7. Wie lange wir die Daten speichern
- Bestehende Geschäftsbeziehung: für deren Dauer.
- Geschäftskontakte ohne aktive Geschäftsbeziehung: Wir prüfen den Bestand regelmäßig und löschen Kontakte, zu denen seit zwei Jahren kein Kontakt bestand, sowie Unternehmen ohne Kontakt seit drei Jahren.
- Gesetzliche Aufbewahrung nach § 257 HGB und § 147 AO, gerechnet ab Ende des jeweiligen Kalenderjahres: Handels- und Geschäftsbriefe grundsätzlich sechs Jahre, Buchungsbelege grundsätzlich acht Jahre sowie bestimmte Bücher, Aufzeichnungen und Abschlüsse zehn Jahre. Eine längere Aufbewahrung bleibt möglich, soweit Unterlagen für noch nicht abgeschlossene steuerliche oder rechtliche Verfahren benötigt werden.
- Nach einem Widerspruch: Wir löschen Ihre Daten unverzüglich. Wir behalten lediglich das Nötigste, um Sie nicht erneut zu erfassen und um den Widerspruch belegen zu können.
8. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20, soweit anwendbar).
Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer Daten Widerspruch einzulegen, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruht. Verarbeiten wir Ihre Daten für Direktwerbung, können Sie dieser jederzeit und ohne Angabe von Gründen widersprechen; wir verarbeiten Ihre Daten dann nicht mehr für diesen Zweck.
Haben Sie eine Einwilligung erteilt, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
Eine Nachricht an datenschutz@asdpharma.de genügt.
Sie haben ferner das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist für uns das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach, Postfach 1349, 91504 Ansbach, poststelle@lda.bayern.de.
9. Keine automatisierte Entscheidungsfindung
Wir treffen keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen im Sinne des Art. 22 DSGVO und bilden keine Profile.
10. Ist die Bereitstellung erforderlich?
Sie sind nicht verpflichtet, uns Daten bereitzustellen. Ohne geschäftliche Kontaktdaten können wir Sie allerdings nicht ansprechen und keine Angebote austauschen.